Datenschutzhinweise

DATENSCHUTZINFORMATIONEN IM RAHMEN DER VERANSTALTUNG FZI OPEN HOUSE 2021

Im Rahmen der Veranstaltung FZI Open House 2021 werden Vorträge, Transferforen, Workshops und Expert Talks angeboten, die teilweise aufgezeichnet und veröffentlicht werden.

Zur Teilnahme ist es erforderlich, dass Sie sich über die Buchungsplattform bei unserem Dienstleister registrieren um sich für die verschiedenen Veranstaltungen anzumelden. Dazu werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet. Die Angabe dieser Daten ist erforderlich, um die Veranstaltung zu organisieren, durchzuführen, nachzubereiten und Sie ggf. zu kontaktieren. Die Angabe der Daten sind daher grundsätzlich freiwillig, jedoch kann eine Teilnahme am FZI Open House ohne diese erforderlichen personenbezogenen Daten nicht stattfinden.

Wir möchten, dass Sie wissen, wann wir welche Daten erheben und wie wir sie verwenden und stellen Ihnen dazu die nachfolgenden Informationen zur Verfügung.

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das

FZI Forschungszentrum Informatik
Haid-und-Neu-Straße 10-14
76131 Karlsruhe
E-Mail: datenschutz@fzi.de

Für die Buchung der Veranstaltung und die Durchführung der verschiedenen Formate kommen unterschiedliche Plattformen zum Einsatz, die im nachfolgenden näher dargestellt werden.

REGISTRIERUNG ZUM OPEN HOUSE 2021

Die Buchung der Konferenz und die Verwaltung der Teilnehmer werden durch unseren Dienstleister AVDATA im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO durchgeführt:

AVDATA Konzeption und Vertrieb von Präsentations- & Datensysteme GmbH
Im Schlehert 20
76187 Karlsruhe
Tel. 0721-614065
E-Mail info@avdata.de

Datenschutzerklärung: https://avdata-hybridevents.de/datenschutz-fzi/

Dieser setzt zur Registrierung und Verwaltung der Teilnehmer das Programm ConfTool ein:

ConfTool GmbH
Hochrad 58
22605 Hamburg

DIESE DATEN WERDEN VON IHNEN VERARBEITET

Zur Nutzung des ConfTool Systems wird ein NutzerInnenkonto mit Ihren persönlichen Daten erstellt. Dazu werden u.a. folgende personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet:

  • Organisation/Firma
  • Anrede/Titel
  • Vorname/Nachname
  • Adresse
  • Telefonnummern
  • E-Mail-Adresse

Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen der Anmeldung mitteilen, sind zum Zwecke der Organisation und Durchführung der Veranstaltung erforderlich. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Die Daten werden nach der Durchführung der Veranstaltung gelöscht.

DURCHFÜHRUNG DES OPEN HOUSE 2021

Die Konferenz selbst findet über eine Videokonferenzplattform unseres Dienstleisters AVDATA statt. Er setzt dazu die Videokonferenzplattform GoToWebinar und GoToMeeting des Anbieters LogMeIn sowie Amazon Web Services ein.

LogMeIn Ireland Unlimited
The Reflector
10 Hanover Quay, Dublin 2, D02R573,
Republik Irland

AMAZON WEB SERVICES, INC.
410 Terry Avenue North
Seattle, WA 98109-5210
USA

DIESE DATEN WERDEN VON IHNEN VERARBEITET:

Personenbezogene Daten, die während Ihrer Teilnahme am Open House 2021 anfallen, insbesondere der angezeigte Benutzername, ggf. Textnachrichten über die Chatfunktion sowie technische Daten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Zeitzone, Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Website, von der die Anforderung kommt, Browser einschließlich Sprache und Version, Betriebssystem, verwendetes Endgerät des Nutzers inklusive MAC-Adresse), werden ebenfalls zum Zwecke der Organisation und Durchführung der Veranstaltung verarbeitet. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Die Daten werden nach der Durchführung der Veranstaltung gelöscht.

Beiträge auf der Konferenz werden zudem von AVDATA als Audio- und Videoaufnahmen verarbeitet und aufgezeichnet und können zur Öffentlichkeitsarbeit auf der Webseite des Veranstalters, auf Social Media-Plattformen in Printpublikationen sowie in Kurz- und Pressemitteilungen verarbeitet werden. Dies betrifft jedoch ausschließlich die Referenten in den Veranstaltungen, deren Audio- und Videofunktion auch nur freigeschaltet ist, soweit diese ausdrücklich eingewilligt haben. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

EXPERT TALKS

Bei den Expert Talks können Sie nach Anmeldung mit unseren Expertinnen und Experten konkrete Anliegen besprechen und Möglichkeiten einer Zusammenarbeit erörtern. Die Expert Talks finden über die Konferenz-Software Starleaf statt.

StarLeaf Limited

Rebekah Allendevaux, DPO
7 Hatters Ln, Croxley Park
Watford WD18 8YN
United Kingdom

DIESE DATEN WERDEN VON IHNEN VERARBEITET:

Personenbezogene Daten, die während Ihrer Teilnahme an den Expert Talks anfallen, insbesondere der angezeigte Benutzername, ggf. Textnachrichten über die Chatfunktion sowie technische Daten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Zeitzone, Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Website, von der die Anforderung kommt, Browser einschließlich Sprache und Version, Betriebssystem, verwendetes Endgerät des Nutzers inklusive MAC-Adresse), werden ebenfalls zum Zwecke der Organisation und Durchführung der Veranstaltung verarbeitet. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Die Daten werden nach der Durchführung der Veranstaltung gelöscht.

Sollten Sie am Ende des Gespräches den Wunsch äußern, weiterhin mit dem FZI in Kontakt zu bleiben, nehmen wir Sie gerne in unsere Kontaktdatenbank mit den von Ihnen bereit gestellten Kontaktdaten auf. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

RAHMENPROGRAMM

Das Rahmenprogramm findet sowohl über ein vom FZI als auch von unserem Dienstleister AVDATA zur Verfügung gestellten Open-Source-Webkonferenz-System BigBlueButton statt.

DIESE DATEN WERDEN VON IHNEN VERARBEITET:

Wenn Sie unsere Installation von BigBlueButton nutzen, werden Audio- und Videodaten von ihrem Rechner an uns übertragen. Die Daten werden lokal bei uns nur für die Dauer der Videokonferenz verarbeitet, nicht gespeichert und auch keinen Dritten zur Verfügung gestellt. Wir gehen daher davon aus, dass diese Verarbeitung in unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) erfolgt.

WIDERSPRUCH, LÖSCHUNG UND EINSCHRÄNKUNG DER VERARBEITUNG

Sie können der weiteren Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen Art. 21 DSGVO. Dieses Recht besteht nur, wenn Ihre personenbezogenen Daten aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e) und f) DSGVO verarbeitet werden.

Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (Art. 18 DSGVO) verlangen.

WIDERRUF DER DATENSCHUTZRECHTLICHEN EINWILLIGUNG

Sollten Sie ReferentIn sein und Ihre Video- und Tonaufnahmen aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO aufgezeichnet worden sein, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft; d.h., durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Wir werden wir diese Aufnahmen dann nicht mehr für die Öffentlichkeitsarbeit des FZI verwenden. Möchten Sie, dass die Aufnahmen gelöscht werden, können Sie uns das ebenfalls jederzeit mitteilen. Wir werden dann unsere lokalen Kopien löschen und, im Rahmen der technischen Möglichkeiten, auch die Aufnahmen, die über unseren Web-Auftritt oder unsere Social-Media-Kanäle verbreitet wurden, entfernen. Bitte beachten Sie jedoch, dass in Printmedien veröffentliche Bilder im Nachhinein nicht mehr entfernt oder unkenntlich gemacht werden können.

IHRE WEITEREN RECHTE

Als Betroffener einer Datenerfassung stehen Ihnen noch weitere Rechte zu:

  • Das Recht jederzeit Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten zu erhalten
  • Das Recht Ihre Daten berichtigen zu lassen
  • Das Recht Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format zu erhalten („Datenübertragbarkeit“)

Möchten Sie Ihre Rechte geltend machen, schicken Sie uns einfach eine E-Mail an die oben genannte Kontaktadresse (datenschutz@fzi.de). Zusätzlich haben Sie natürlich jederzeit das Recht sich, bei Verdacht auf einen Verstoß gegen das Datenschutzrecht, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu melden.